1. はじめに
取引先とのトラブルや社内問題、契約解除、金銭トラブルなどが起きたとき、
「何があったのかを文書にまとめて残したい」
「裁判や交渉に備えて事実を整理したい」
と考える方は多いです。
その際によく利用されるのが「事実証明書」ですが、いざ作ろうとすると
「どんな形式で書けばいいのか分からない」
「感情的になってしまい、文章がまとまらない」
「後で証拠として使える文書になるのか不安」
と悩む方も少なくありません。
結論として、事実証明書は行政書士に依頼して作成することが可能で、法的に通用しやすい形で整理できます。
費用は内容によりますが、一般的には3万円〜10万円程度が相場です。
この記事では、事実証明書の概要・行政書士に依頼できる内容・依頼費用・注意点を分かりやすく解説します。
2. 事実証明書とは？
事実証明書とは、ある出来事について「いつ・どこで・誰が・何をしたか」などの事実を時系列で整理し、文書としてまとめたものです。
法律上の決まった様式があるわけではありませんが、紛争解決や交渉、裁判準備の場面で非常に重要な資料になります。
たとえば次のような場面で作成されます。
- 債権回収（未払いが発生した経緯）
- 契約解除・取引停止の経緯整理
- クレーム対応やトラブル報告
- 社内のハラスメント問題
- 離婚・慰謝料請求の経緯整理
- 不当解雇・退職トラブル
つまり事実証明書は、「主張」ではなく「事実を整理した証拠資料」として使われる文書です。
行政書士が対応できる理由
行政書士は官公署提出書類だけでなく、契約書や証明書などの権利義務・事実証明に関する書類作成を業務として認められています。
そのため、事実証明書の作成は行政書士の専門分野の一つです。
3. 必要条件
事実証明書を作成する際には、一定の条件を整える必要があります。
事実証明書作成に必要な要件
- 出来事の時系列が整理できること
- 関係者（当事者）が特定できること
- 事実の根拠となる資料があること
- 文章として客観的にまとめられること
補足：証拠が少なくても作れる？
証拠が十分でなくても作成自体は可能です。
ただし、証拠がない部分は「推測」になりやすく、証拠資料としての価値が下がります。
行政書士に依頼する場合は、資料を確認しながら「事実として書ける範囲」と「主張として整理すべき部分」を切り分けることができます。
4. 必要書類
行政書士に事実証明書の作成を依頼する場合、次の資料を準備するとスムーズです。
必要書類一覧
- 契約書、申込書、覚書
- 請求書、領収書、納品書
- LINEやメールのやり取り
- 写真、録音、動画などのデータ
- 日記、メモ、記録（時系列が分かるもの）
- 関係者の氏名・住所・会社名などの情報
- トラブルの概要を書いたメモ（依頼者が作成）
注意点：感情的な文章ではなく「事実」が重要
事実証明書は「怒りの文章」ではありません。
「相手がひどい」「許せない」という感情ではなく、
- いつ
- どこで
- 誰が
- 何を言ったか、したか
- その結果どうなったか
を客観的に整理することが重要です。
5. 費用
行政書士への依頼費用相場
事実証明書の作成を行政書士へ依頼する場合、費用相場は以下です。
- 簡易な事実証明書：3万円〜5万円程度
- ボリュームが多いもの：5万円〜10万円程度
- 大規模・複雑案件：10万円以上になる場合もあり
費用は、出来事の複雑さ、証拠資料の量、関係者の人数によって変動します。
追加費用が発生しやすいケース
- 資料が大量で整理が必要
- 時系列が長期間にわたる
- 証拠の精査が必要
- 内容証明郵便の作成もセットで依頼する
- 示談書・合意書の作成も依頼する
事実証明書は、単体よりも「内容証明」「契約書」「示談書」とセットで依頼されることが多い書類です。
6. 手続きの流れ
行政書士に依頼する場合、一般的な流れは次の通りです。
事実証明書作成の流れ
- 相談（トラブル内容の概要確認）
- 証拠資料の収集・提出
- 出来事を時系列で整理
- 行政書士が文書案を作成
- 依頼者が内容を確認・修正
- 最終版を完成・納品
- 必要に応じて内容証明郵便や示談書へ展開
事実証明書は「完成したら終わり」ではなく、次の交渉・裁判準備に使う土台となる文書です。
7. よくある失敗
事実証明書を自分で作ろうとして失敗するケースは少なくありません。
① 感情的な文章になってしまう
怒りや不満を書き連ねると、文書としての信用性が下がります。
第三者が読んでも分かる形で冷静にまとめる必要があります。
② 重要な日付や証拠が抜けている
「いつ起きたか」が不明な文章は証拠価値が落ちます。
日付、場所、人物、発言内容を具体的に書くことが重要です。
③ 推測を書いてしまう
「おそらく」「たぶん」「きっと」という表現が多いと、反論されやすくなります。
事実証明書は、推測ではなく確認できる事実を中心に書くべきです。
④ 証拠と文章が結びついていない
証拠があっても、それがどの事実を裏付けるか整理されていないと意味が弱くなります。
文章と証拠の対応関係を明確にする必要があります。
⑤ 後の交渉で矛盾が出る
勢いで作った文書が、後の内容証明や裁判で矛盾すると信用性が下がります。
最初の整理が非常に重要です。
8. 行政書士に依頼するメリット
事実証明書は「ただ書けばよい」ものではなく、後の交渉や裁判で重要な資料になります。
行政書士に依頼するメリットは次の通りです。
- 客観的で説得力のある文章に整理できる
- 重要なポイント（日時・人物・証拠）を漏れなくまとめられる
- 証拠資料と事実の関係を明確にできる
- 内容証明郵便や示談書作成へスムーズにつなげられる
- 自分で整理する精神的負担を大幅に減らせる
トラブルが長引くほど、資料は散乱し、記憶も曖昧になります。
早めに専門家へ依頼することで、事実関係を正確に固めることができます。
9. まとめ
事実証明書は、トラブルの経緯を客観的に整理し、交渉や裁判に備えるための重要な文書です。
行政書士に依頼すれば、証拠を整理しながら法的に使いやすい形で作成できます。
依頼費用は内容によりますが、一般的には3万円〜10万円程度が相場です。
複雑な案件ほど、早期に作成しておくことで後の対応がスムーズになります。
「トラブルを整理したい」「内容証明や請求書につなげたい」という方は、まず行政書士へご相談ください。
事実関係を文書化することが、解決への第一歩になります。
代表 上田信吾
所在地 兵庫県神戸市中央区坂口通6-3-22-2
電話 050-5873-4548（受付 8:00～18:00）
休業日 不定休
